Продукт EventBase
Регистрация на площадке с телефона — без выездной бригады
Сотрудник сканирует QR-код с обычного телефона и сразу видит результат: «Отмечен», «Уже отмечен» или причину отказа. Ваша команда запускает стойку сама — без аренды специальных терминалов и отдельного интернета. Все действия сохраняются в журнале, а организатор следит за регистрацией в реальном времени.
- Отметки работают без интернета после загрузки списка
- Телефон или планшет вместо терминала
- Входы, залы, зоны и выдача
- Бейджи печатаются на обычном принтере
Задача
Впечатление от мероприятия начинается со входа
Основной поток участников проходит через стойки за час-полтора. В этот момент люди приходят волнами, Wi-Fi перегружен, а временной команде нужно быстро принимать решения без долгого обучения.
Ручной список
Искать фамилии глазами удобно только до появления очереди. Затем начинаются однофамильцы, пометки от руки и вопросы о том, кто уже прошёл.
Зависимость от связи
Если сканер при каждом действии обращается к серверу, перегруженный Wi-Fi тормозит работу стойки и увеличивает очередь.
Спор без фактов
«Меня уже отметили», «я точно в списке», «мне разрешили войти» — без журнала разбирать такие ситуации приходится на глазах у очереди.
Сканер
Всё необходимое для работы — на одном экране
Сканер открывается в браузере обычного телефона или планшета — на Android и iPhone. Устанавливать приложение из магазина не нужно: организатор добавляет сотрудника в смену, назначает ему точки и выдаёт личный код. Имя сотрудника подставляется в журнал автоматически.
- Результат понятен с первого взгляда — и по цвету, и по тексту
- Камера включается только на время сканирования
- Поиск по имени — на случай, если QR-код недоступен
- Ручной ввод кода — полноценный способ отметки
- Поддержка сканеров-пистолетов — по USB и Bluetooth
- Карточка: имя, роль и поля, которые выбрал организатор
- Переключение между назначенными точками одним нажатием
- При отказе сотрудник сразу видит его причину
- Место под скриншотответ «Отмечен»: имя участника, его роль и зелёная плашка исхода
- Место под скриншотответ «Уже отмечен»: где и когда человека отметили в прошлый раз
- Место под скриншотпоиск по имени: список участников и кнопка отметки
Сотрудник сразу понимает результат: участник отмечен, уже проходил или не соответствует правилам точки.
Цвет результата всегда сопровождается текстом, поэтому интерфейс остаётся понятным людям с особенностями цветовосприятия. Светлая или тёмная тема выбирается автоматически по настройкам устройства.
Без связи
Регистрация продолжается, даже если интернет пропал
Перед началом смены устройство загружает список участников. Если связь пропадает, отметки сохраняются в локальной очереди и отправляются автоматически после восстановления сети — в том числе после перезагрузки страницы или повторного открытия браузера.
Список уже на устройстве
Поиск и карточка участника работают без обращения к серверу: список загружается до начала смены и обновляется, пока устройство в сети.
Отметки ждут в очереди
Пока связи нет, отметки остаются на устройстве и отображаются в строке состояния. Когда сеть восстановится, очередь отправится автоматически.
Повтор не превращается в дубль
Каждая отметка получает уникальный номер. Если устройство отправит её повторно, в журнале не появится вторая запись.
Сервер уточняет результат
Офлайн-устройство не знает, отметили ли участника на соседнем входе. После синхронизации сервер проверяет правила и обновляет предварительный результат на окончательный.
Только необходимые данные
На устройство сотрудника загружается минимальный набор данных, необходимый для проверки участника и работы без связи.
- ни почты, ни телефона, ни свободных полей анкеты — код, имя, роли и до двух полей, которые организатор выбрал сам
- выход со смены и отзыв доступа стирают список с устройства целиком
- локальную копию списка можно полностью отключить — для всего продукта или отдельной точки
Точки
Настройте отдельную точку для каждого потока
Стойка регистрации, вход в зал, закрытая зона или выдача подарков работают как отдельные точки. Для каждой задаются свой режим и правила доступа, а журнал показывает, где именно отметили участника.
Вход
Стойка регистрации. Именно по этим точкам считается явка мероприятия.
Зал
Вход на активность программы: видно, сколько записавшихся дошло.
Зона
Выставка, фуршет, вечерняя программа, закрытая площадка.
Выдача
Материалы, подарки или обеды — один комплект на человека.
Другое
Любой другой поток, который нужно посчитать по людям.
Сколько раз можно отметить одного человека
- Режим
- Когда его выбирают
- Один раз
- Стойка регистрации: человек проходит её однажды
- Раз в день
- Многодневное мероприятие: вход открывается каждое утро заново
- Много раз
- Выдача кофе, повторный вход в зону
- Вход и выход
- Зал с ограниченной вместимостью: система показывает, сколько человек внутри
Кого пускать
- По роли участника — например, в вип-зону только спикеров и партнёров
- По значению поля анкеты — выбором из списка, а не свободным текстом
- По записи на активность — в зал пускают тех, кто записался в приложении
- По заданной вместимости — сканер предупреждает, когда лимит достигнут
В спорной ситуации организатор может разрешить сотруднику принять решение на месте: рядом с отказом появится кнопка «Пропустить всё равно», а в журнале сохранится, кто и кого пропустил. Правило по анкете строится на одном заранее выбранном значении — его легко проверить и объяснить у входа.
Бейджи
Один QR-код — на телефоне, в письме или на бумажном бейдже
Каждый участник получает единый QR-код на всё мероприятие. Его можно показать на входе, в зале или на выдаче материалов — устанавливать отдельное приложение ради регистрации не нужно.
С экрана телефона
Участник открывает «Мой бейдж» в приложении мероприятия и показывает QR-код.
В письме до мероприятия
QR-код можно добавить в рассылку — участник покажет письмо с телефона или принесёт распечатку.
Готовым листом A4
На листе помещаются четыре бейджа A6 или восемь бейджей A7. Оба формата занимают лист полностью и готовы к резке.
Только тем, кто ещё не пришёл
В день мероприятия можно напечатать бейджи только для участников, которых ещё не отметили на входе.
На бейдже печатаются те же данные, что сотрудник видит в карточке участника. Имя на бумаге и в системе совпадает, поэтому спорные ситуации у стойки решаются быстрее.
Организатору
Вся картина регистрации — в панели организатора
Все данные регистрации хранятся внутри проекта — рядом с программой, участниками и рассылками. Отдельного кабинета, второй базы участников и выгрузок между системами нет.
- сколько человек пришло и кого ещё нет
- поток по четвертям часа
- заполнение залов и отказы с причинами
- сотрудники смены, назначенные точки и личные коды
- перевыпуск кода сразу завершает прежние сеансы
- журнал с фильтрами и поиском
- отмена ошибочной отметки и ручная отметка
- явка в аналитике проекта и выгрузка
Ошибочную отметку не удаляют бесследно, а отменяют; пропущенную можно добавить вручную. Оба действия сохраняются в журнале, поэтому история регистрации остаётся проверяемой.
Применение
Где это нужно
Конференции и форумы
Стойка регистрации, входы в залы и подсчёт дошедших до каждой сессии.
Выставки
Проход на экспозицию, зоны партнёров и выдача материалов.
Корпоративные события
Свои и гости, закрытые зоны, вечерняя программа и трансфер.
Многодневные события
Режим «раз в день»: каждое утро вход открывается заново, а явка считается по дням.
Обучение и аттестации
Отметка присутствия на занятии подтверждает право на сертификат — полагаться на память куратора не нужно.
Выдача и подарки
Один комплект в руки: система не позволит выдать подарок одному человеку дважды.
Запуск
От списка участников до работающей стойки
Готовим базу участников
Загружаем список, проверяем данные и выдаём каждому участнику код бейджа.
Настраиваем точки и смену
Задаём входы, залы и зоны, режимы отметки и правила доступа. Добавляем сотрудников и выдаём им личные коды.
Проводим технический прогон
Проверяем сценарий на устройствах, которые поедут на площадку, готовим бейджи и сопровождаем запуск.
Срок зависит от числа точек, правил доступа и того, насколько подготовлена база участников. Назовём его после разговора.
Вопросы
Что будет, если на площадке пропадёт интернет?
Если список участников загружен заранее, сканер продолжит работать. Неотправленные отметки сохранятся на устройстве и уйдут автоматически после восстановления сети, а повторная отправка не создаст дубликат.
Нужно ли покупать терминалы или специальные сканеры?
Нет. Подойдут обычные телефоны и планшеты — свои или арендованные. Если на стойке уже есть проводной сканер-пистолет, он тоже подойдёт: система распознаёт его ввод как обычный код.
Кто стоит за стойкой и какой у него доступ?
Сотруднику не нужен доступ к панели организатора. Организатор заранее добавляет его в смену, назначает точки и выдаёт личный код. Если код перевыпустить, прежние сеансы этого сотрудника сразу завершатся.
Можно ли отмечать в нескольких местах одновременно?
Да. Несколько сотрудников и устройств могут одновременно работать на разных точках. Одному сотруднику можно назначить несколько точек — между ними он переключается одним нажатием, не выходя из смены.
Откуда берётся QR у участника?
QR-код выдаётся каждому участнику мероприятия. Показать его можно на экране приложения, в письме или на распечатанном бейдже — сканер считает любой вариант.
Мы печатаем бейджи сами. Это подойдёт?
Да. В разделе регистрации есть готовый лист A4 с бейджами: оба формата заполняют лист без остатка. Печатать можно всех сразу или только тех, кто ещё не пришёл.
Что делать с ошибочной отметкой?
Её отменяют, а не удаляют: строка остаётся в журнале с пометкой, а человека можно отметить заново. Забытую отметку организатор ставит вручную — тоже с пометкой, что её поставил сотрудник.
Что происходит с данными участников на чужих устройствах?
На устройство попадает только необходимый набор: код, имя, роли и до двух полей, которые организатор выбрал сам. Ни почты, ни телефона там нет. Выход со смены и отзыв доступа стирают список целиком, а локальную копию можно полностью отключить.
Рассчитаем регистрацию для вашего мероприятия
Расскажите о площадке, количестве участников и точках контроля — предложим схему работы и покажем сканер с панелью организатора.