---
title: "Регистрация и аккредитация участников на мероприятии | EventBase"
description: "Регистрация участников на площадке без специального оборудования: сотрудники сканируют QR-коды с обычных телефонов, а отметки сохраняются даже без интернета. Входы, залы, зоны, выдача и аналитика — в одной системе."
url: https://eventbase.online/checkin/
lang: ru
---

Продукт EventBase

# Регистрация участников с телефона — силами вашей команды

Встречайте участников и отмечайте их на входе с обычных телефонов — специальные терминалы не нужны. Сотрудник сканирует QR-код и сразу видит результат проверки. Если интернет пропадёт, регистрация продолжится по заранее загруженному списку, а отметки передадутся в общую систему после восстановления связи. Организатор видит поступившие данные в единой панели.

Обсудить регистрацию Посмотреть работу сканера

- Регистрация без интернета — после загрузки списка
- Телефон или планшет вместо терминала
- Учёт входа, посещений и выдачи материалов
- Бейджи печатаются на обычном принтере

## Задача

### Впечатление от мероприятия начинается со входа

Перед началом мероприятия участники приходят одновременно, у стоек растут очереди, а Wi-Fi может работать с перебоями. Команде на входе нужно быстро находить людей в списке и проверять доступ — даже если сотрудники впервые работают на вашем событии.

- **Ручной список**
  Искать фамилии глазами удобно только до появления очереди. Затем начинаются однофамильцы, пометки от руки и вопросы о том, кто уже прошёл.
- **Зависимость от связи**
  Если сканер при каждом действии обращается к серверу, перегруженный Wi-Fi тормозит работу стойки и увеличивает очередь.
- **Спор без фактов**
  «Меня уже отметили», «я точно в списке», «мне разрешили войти» — без журнала разбирать такие ситуации приходится на глазах у очереди.

## Сканер

### Всё необходимое для работы — на одном экране

Для работы нужен обычный телефон или планшет с браузером. Устанавливать приложение из магазина не нужно: организатор добавляет сотрудника в смену, назначает ему точки и выдаёт личный код. Имя сотрудника подставляется в журнал автоматически.

- Результат понятен с первого взгляда — и по цвету, и по тексту
- Камера включается только на время сканирования
- Поиск по имени — на случай, если QR-код недоступен
- Участника можно отметить, введя код вручную
- Поддержка сканеров-пистолетов — по USB и Bluetooth
- Карточка: имя, роль и поля, которые выбрал организатор
- Переключение между назначенными точками одним нажатием
- При отказе сотрудник сразу видит его причину

Сотрудник сразу видит, отмечен ли участник, проходил ли он раньше и разрешён ли ему доступ на эту точку.

Цвет результата всегда сопровождается текстом, поэтому интерфейс остаётся понятным людям с особенностями цветовосприятия. Светлая или тёмная тема выбирается автоматически по настройкам устройства.

## Без связи

### Регистрация продолжается, даже если интернет пропал

Перед началом смены устройство загружает список участников. Если связь пропадает, отметки сохраняются в локальной очереди и отправляются автоматически после восстановления сети — в том числе после перезагрузки страницы или повторного открытия браузера.

- **Список уже на устройстве**
  Поиск и карточка участника работают без обращения к серверу: список загружается до начала смены и обновляется, пока устройство в сети.
- **Отметки ждут в очереди**
  Пока связи нет, отметки остаются на устройстве и отображаются в строке состояния. Когда сеть восстановится, очередь отправится автоматически.
- **Повтор не превращается в дубль**
  Каждая отметка получает уникальный номер. Если устройство отправит её повторно, в журнале не появится вторая запись.
- **Данные разных точек сверяются после восстановления связи**
  Без интернета устройство не получает отметки с других входов. После восстановления связи система сверяет данные и уточняет результат проверки. До синхронизации отметка остаётся предварительной.

#### Только необходимые данные

На устройство сотрудника загружается минимальный набор данных, необходимый для проверки участника и работы без связи.

- только код, имя, роли и до двух полей анкеты, которые выбрал организатор; почта и телефон из регистрационных данных на устройство не попадают
- при выходе со смены список сразу стирается с устройства, а после отзыва доступа — как только устройство выйдет на связь
- локальную копию списка можно полностью отключить — для всего продукта или отдельной точки

## Точки

### Настройте регистрацию, входы в залы и выдачу материалов

Стойка регистрации, вход в зал, закрытая зона или выдача подарков работают как отдельные точки. Для каждой задаются свой режим и правила доступа, а журнал показывает, где именно отметили участника.

- **Вход**
  По отметкам на стойках регистрации система считает, сколько участников пришло на мероприятие.
- **Зал**
  Вход на сессию: видно, сколько записавшихся участников её посетили.
- **Зона**
  Выставка, фуршет, вечерняя программа, закрытая площадка.
- **Выдача**
  Материалы, подарки или обеды: видно, кто уже получил свой комплект.
- **Другое**
  Другие места, где нужно учитывать посещения участников.

#### Сколько раз можно отметить одного человека

**Режим**

Когда его выбирают

**Один раз**

Стойка регистрации: человек проходит её однажды

**Раз в день**

Многодневное мероприятие: вход открывается каждое утро заново

**Много раз**

Выдача кофе, повторный вход в зону

**Вход и выход**

Зал с ограниченной вместимостью: система показывает, сколько человек внутри

#### Правила доступа

- По роли участника — например, в вип-зону только спикеров и партнёров
- По выбранному ответу в анкете — из заранее заданного списка
- По записи на активность — в зал пускают тех, кто записался в приложении
- По заданной вместимости — сканер сообщает, что мест нет; без связи лимит сверяется после её восстановления

В спорной ситуации организатор может разрешить сотруднику принять решение на месте: рядом с отказом появится кнопка «Пропустить всё равно», а в журнале сохранится, кто и кого пропустил. Правило по анкете строится на одном заранее выбранном значении — его легко проверить и объяснить у входа.

## Бейджи

### Один QR-код — на телефоне, в письме или на бумажном бейдже

Каждый участник получает единый QR-код на всё мероприятие. Его можно показать на входе, в зале или на выдаче материалов — устанавливать отдельное приложение ради регистрации не нужно.

- **С экрана телефона**
  Участник открывает «Мой QR-код» в приложении мероприятия и показывает его на входе.
- **В письме до мероприятия**
  QR-код можно добавить в рассылку — участник покажет письмо с телефона или принесёт распечатку.
- **На листе A4**
  Система формирует лист A4 с четырьмя бейджами A6 или восемью бейджами A7. Остаётся распечатать лист и разрезать его на бейджи.
- **Только тем, кто ещё не пришёл**
  В день мероприятия можно напечатать бейджи только для участников, которых ещё не отметили на входе.

На бейдже печатаются те же данные, что сотрудник видит в карточке участника. Имя на бумаге и в системе совпадает, поэтому спорные ситуации у стойки решаются быстрее.

ИИ в регистрации

## ИИ-помощник для команды регистрации

ИИ помогает находить участников, разбирать причины отказа и подводить итоги регистрации. Команда получает подсказки, а решение о допуске принимает сотрудник с учётом правил точки.

1. Подготовка
  **Сколько стоек нужно**
  По числу участников и времени начала ИИ оценивает пик потока и подсказывает, сколько точек и сотрудников поставить на вход.
2. На стойке
  **Поиск участника голосом**
  Сотрудник называет фамилию вслух, и сканер показывает подходящих участников. Это удобно, когда в руках бейджи и пакеты.
3. На стойке
  **Поиск по фотографии приглашения**
  Гость показывает приглашение на экране, распечатку письма или визитку. ИИ читает текст на снимке и находит участника в списке.
4. На стойке
  **Причина отказа и следующий шаг**
  Вместо «Не проходит правила» сотрудник видит, например: «Записан на сессию в 11:00 в зале А — направьте туда». Это помогает быстрее сориентироваться в ситуации.
5. В панели организатора
  **Подсказки во время регистрации**
  Помощник отмечает то, что видно в журнале и требует внимания: на точке выросло число отказов, зал почти заполнен, кто-то из спикеров ещё не пришёл.
6. В панели организатора
  **Задайте вопрос о регистрации**
  Вопросы обычными словами: «Кто из спикеров ещё не пришёл?», «Сколько человек сейчас в зале Б?», «Кого пропустили в обход правил?». Помощник отвечает на основе данных журнала регистрации.
7. Итоги
  **Итоги одним абзацем**
  Например: «Пришло 78% зарегистрированных, пик — 9:45–10:00, больше всего отказов было в вип-зоне по роли: похоже, у части партнёров роль не проставлена». Сводку можно проверить и включить в отчёт заказчику.

ИИ подсказывает, а не решает: кого пропускать, определяют правила точки и сотрудник. Ответы строятся только по данным вашего проекта, а поставщика ИИ выбирает организатор, в том числе с хранением данных в России. Если связь на площадке пропадёт, сканер продолжит отмечать как обычно, а подсказки ИИ вернутся вместе с сетью.

## Организатору

### Вся картина регистрации — в панели организатора

Все данные регистрации хранятся внутри проекта — рядом с программой, участниками и рассылками. Отдельного кабинета, второй базы участников и выгрузок между системами нет.

- сколько человек пришло и кого ещё нет
- число отметок за каждые 15 минут
- заполнение залов и отказы с причинами
- сотрудники смены, назначенные точки и личные коды
- перевыпуск кода сразу завершает прежние сеансы
- журнал с фильтрами и поиском
- отмена ошибочной отметки и ручная отметка
- отчёт о посещаемости и выгрузка данных

Обсудить регистрацию

Ошибочную отметку не удаляют бесследно, а отменяют; пропущенную можно добавить вручную. Оба действия сохраняются в журнале, поэтому история регистрации остаётся проверяемой.

## Применение

### Где это нужно

- **Конференции и форумы**
  Регистрация на входе и учёт посещаемости каждой сессии.
- **Выставки**
  Проход на экспозицию, зоны партнёров и выдача материалов.
- **Корпоративные события**
  Учёт сотрудников и приглашённых гостей, доступ в закрытые зоны, на вечернюю программу и трансфер.
- **Многодневные события**
  Режим «раз в день»: каждое утро вход открывается заново, а явка считается по дням.
- **Обучение и аттестации**
  Журнал показывает, кто посетил занятие, и помогает проверить выполнение условий для выдачи сертификата.
- **Выдача и подарки**
  Отмечайте выдачу подарков и проверяйте, кто уже получил свой комплект. При работе нескольких точек без интернета данные сверяются после восстановления связи.

## Запуск

### От списка участников до работающей стойки

1. **Готовим базу участников**
  Загружаем список, проверяем данные и выдаём каждому участнику код бейджа.
2. **Настраиваем точки и смену**
  Задаём входы, залы и зоны, режимы отметки и правила доступа. Добавляем сотрудников и выдаём им личные коды.
3. **Проводим технический прогон**
  Проверяем сценарий на устройствах, которые поедут на площадку, готовим бейджи и сопровождаем запуск.

Срок зависит от числа точек, правил доступа и того, насколько подготовлена база участников. Назовём его после разговора.

## Вопросы

### Что будет, если на площадке пропадёт интернет?

Если список участников загружен заранее, сканер продолжит работать. Неотправленные отметки сохранятся на устройстве и уйдут автоматически после восстановления сети, а повторная отправка не создаст дубликат. Пока связи нет, отметка предварительная: с отметками других устройств она сверится после синхронизации.

### Нужно ли покупать терминалы или специальные сканеры?

Нет. Подойдут обычные телефоны и планшеты — свои или арендованные. Если на стойке уже есть проводной сканер-пистолет, он тоже подойдёт: система распознаёт его ввод как обычный код. До мероприятия проверим сканер на устройствах вашей команды.

### Как дать сотруднику доступ к регистрации?

Сотруднику не нужен доступ к панели организатора. Организатор заранее добавляет его в смену, назначает точки и выдаёт личный код. Если код перевыпустить, прежние сеансы этого сотрудника сразу завершатся: отметки с них больше не принимаются.

### Можно ли отмечать в нескольких местах одновременно?

Да. Несколько сотрудников и устройств могут одновременно работать на разных точках. Одному сотруднику можно назначить несколько точек — между ними он переключается одним нажатием, не выходя из смены.

### Где участник получает QR-код?

QR-код выдаётся каждому участнику мероприятия. Показать его можно на экране приложения, в письме или на распечатанном бейдже — сканер считает любой вариант.

### Мы печатаем бейджи сами. Это подойдёт?

Да. Система формирует лист A4 с четырьмя бейджами A6 или восемью бейджами A7. Можно напечатать бейджи для всех участников или только для тех, кто ещё не отмечен на входе.

### Что делать с ошибочной отметкой?

Её отменяют, а не удаляют: строка остаётся в журнале с пометкой, а человека можно отметить заново. Пропущенную отметку организатор добавляет вручную. В журнале сохраняется, кто её добавил.

### Что происходит с данными участников на чужих устройствах?

На устройство попадает только необходимый набор: код, имя, роли и до двух полей анкеты, которые организатор выбрал сам. Почта и телефон из регистрационных данных туда не попадают. При выходе со смены список сразу стирается с устройства, после отзыва доступа — при следующем подключении к сети. Локальную копию можно полностью отключить.

## EventBase журнал

О мероприятиях, технологиях и опыте команд, которые их создают.

- Разговор 30 сентября 9 мин
  ### [Кому помогает цифровая выставка](https://eventbase.online/journal/cifrovye-servisy-dlya-vystavok-razgovor-s-romanom-kruchenikom/)
  Роман Крученик о трёх сторонах выставки: как связать подготовку, навигацию, встречи и итоги без лишних экранов и необоснованных обещаний.
  Авторы Милана Ширшикова, Роман Крученик
- Разбор 29 сентября 9 мин
  ### [Геймификация мероприятия: от задачи к игре](https://eventbase.online/journal/geymifikaciya-meropriyatiya-ot-zadachi-k-igre/)
  Милана Ширшикова
- Практика 15 сентября 9 мин
  ### [Как выбрать платформу для мероприятия: три проверки до запуска](https://eventbase.online/journal/kak-vybrat-platformu-dlya-meropriyatiya/)
  Виктор Заверюха
- Разговор 1 сентября 9 мин
  ### [Как устроен личный маршрут участника](https://eventbase.online/journal/lichnyj-marshrut-uchastnika-razgovor-o-sobytii/)
  Милана Ширшикова, Владимир Борин
- Практика 19 августа 9 мин
  ### [Персонализация без информационного шума](https://eventbase.online/journal/personalizaciya-meropriyatiya-kak-pomoch-vybrat-glavnoe/)
  Милана Ширшикова
- Практика 12 августа 8 мин
  ### [Нетворкинг: от поиска человека до встречи](https://eventbase.online/journal/netvorking-na-meropriyatii-ot-poiska-do-vstrechi/)
  Милана Ширшикова

[Читать журнал](https://eventbase.online/journal/)

## Подберём схему регистрации для вашего мероприятия

Расскажите о площадке, числе участников и местах проверки доступа — предложим схему регистрации и покажем работу сканера и панели организатора.

---

Источник: https://eventbase.online/checkin/